難しい仕事や勉強に取り組むとき、「小さく分けよう」と教わることがあります。一度に考えられない課題も、手順に分けると始めやすくなります。ただし、分けるだけで必ず解決するわけではありません。部分ごとにはうまくいっても、つなぎ合わせると動かないことがあるからです。
旅行の準備を三つに分けてみる
架空の家族旅行で、「移動」「宿泊」「観光」という三つの担当を決めたとします。移動係は最も安い夜行バス、宿泊係は早朝のチェックインができない宿、観光係は朝9時集合の見学会を選びました。各担当は自分の条件で最良だと思える選択をしています。
ところが、バスの到着は午前10時なので見学会に間に合いません。観光係だけを責めても解決しません。問題は各部分の最適化が、全体の時刻条件と結びついていなかったことです。「三つに分けられた」と「三つがつながる」は別のことなのです。
分解が役立つのはどんなとき？
例えば、学校の新聞を作る場合、「取材」「文章」「写真」「印刷」と作業を分けると、足りない仕事や担当が見えやすくなります。取材が終わらないと文章を完成できない、といった順序も整理できます。何を先に進めればよいか分からないときは、分解すること自体に価値があります。
しかし、取材した話題と写真の内容が食い違っていたら、紙面全体では読者に伝わりません。分解した仕事同士が何を受け渡すかも決める必要があります。担当ごとに作業を終わらせれば自動的に完成する、というわけではありません。
つながりを「矢印」で見えるようにする
紙に四つの箱を書いて、「取材→文章→校正→印刷」と矢印でつないでみましょう。矢印は、次の担当が必要とする材料を表します。「取材から文章へ」はメモや録音、「文章から校正へ」は本文、「校正から印刷へ」は修正済みの紙面です。
もし矢印の内容が曖昧なら、担当者は「終わった」と言っていても受け取る側が仕事を始められないかもしれません。問題を分割するときは、箱の中身だけでなく、箱の間に何が必要かまで考えると役立ちます。
「同時進行」にすると逆に遅れる例
架空の作業で、Aは2時間、Bは3時間、Cは1時間かかるとします。すべて順番なら計6時間です。AとBを同時に開始でき、Cが両方の完了後に始まるなら、単純計算の所要時間は3＋1＝4時間になります。
しかし、BがAの結果を必要とするなら、同時には進められません。また、同時進行の調整に3時間かかれば、4時間で終わる見込みも崩れます。どの部分が独立していて、どこに待ち合わせが必要なのかを見ないと、時間短縮の計算はできません。
分けすぎると何が起こる？
一つの作業を十人に分ければ、一人当たりの作業量は減るかもしれません。ただし、十人全員が共通の説明を聞く時間、進捗を報告する時間、出力を統合する時間が増える場合があります。部品が小さいほど管理しやすいとは限りません。
逆に、一人がすべてを抱えると、不得意な工程で時間を使ったり、確認する人がいなくなったりします。分ける単位は細かければよいのではなく、受け渡しが明確で、作業として意味を持つ大きさかどうかが重要です。
部分の点数が高くても完成品が悪いことがある
架空の学校行事で、飾り付け係は100点、音響係も100点、案内係も100点という自己評価を付けたとします。しかし、案内係が間違った会場を知らせていたら、お客さんは来られません。各担当の出来栄えを足しても、全体の成功は測れません。
全体で達成したい目標が「来場者が迷わず楽しめること」なら、装飾の美しさだけでなく、誘導や開始時刻との整合性も必要です。各部分を評価する基準と、全体を評価する基準を分けてみましょう。
実際の課題で試すなら
自分が最近つまずいた作業を紙の中央に書き、まず三〜五つに分けます。次に、それぞれに「始めるために必要なもの」「終わったと判断する条件」を一行ずつ追加します。最後に、部分同士で共有しなければならない情報を矢印にします。
もし矢印が多すぎて複雑なら、分け方が細かすぎる可能性があります。逆に一つの箱が巨大なら、そこはさらに分ける価値があるかもしれません。分解と統合の両方を試すことで、無理のない大きさが見つかります。
分け方そのものを変える方法
「移動・宿泊・観光」という分け方のほかに、「出発前に決めること・旅行中に決めること・帰宅後にすること」という分け方もできます。どちらが役立つかは、何を解決したいかによります。
担当を割り振りたいなら仕事内容で分ける方法が分かりやすく、予定の抜けを確認したいなら時系列に分ける方法が役立つかもしれません。分けることが目的ではなく、困っている点を解決することが目的です。
例外をどこに置くか
旅行中に急な雨が降ったとします。移動係と観光係のどちらが予定変更を判断するのでしょうか。担当を分けていても、境界の出来事は起こります。誰も判断できない状態を避けるため、複数の担当にまたがる条件を最初に確認しておきます。
「雨が降ったら全員で予定を見直す」と決めておくだけでも、部分同士のつながりを意識できます。思いがけない出来事を全て予測できなくても、対応の仕組みは考えられます。
成功を測る指標が違う場合
移動係は費用の安さ、宿泊係は快適さ、観光係は訪問数を重視したとします。この場合、全員が一つの目標へ向かっているようで、実際には違う数字を良くしようとしています。
全体の条件として「合計予算は6万円以内」「朝9時の見学会は必須」のように優先順位を置けば、部分の選択がぶつかったときに比較しやすくなります。
大切なのは戻して確かめる工程
数学でも、複雑な式を小さな計算に分けたあと、答えが元の条件を満たすか検算します。文章でも、段落ごとに正しく書いたつもりでも、全体で同じことを繰り返していないか読み直します。分解の最後には統合の点検が必要です。
「細かく分ければ解ける」は有力な方法ですが万能ではありません。部分を理解することと、部分同士の関係を理解すること。この二つをセットにすると、分解が本当の問題解決へつながりやすくなります。
